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Trello

Gestión de la información

Gratis

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Trello es una plataforma en soporte web y móvil que nos permite una gestión y organización de proyectos de prácticamente cualquier tipo de contenido. La versatilidad del sistema hace realidad su lema de “Trello es la manera gratuita, flexible y visual de organizarlo todo con cualquiera“.
Se trata de una plataforma en la que podemos trabajar de manera colaborativa una serie de personas compartiendo archivos multimedia a través de una serie de tarjetas que hacemos públicas y compartimos con el resto de colaboradores. Cada una de las tarjetas se puede etiquetar y asignarle un código de color (que puede representar un tipo de trabajo dentro del trabajo global, una fase de evolución de la tarea...).
Las fichas se pueden ordenar dentro del tablero de la manera que nos convenga en cada momento, clasificándolas u ordenándolas por subtareas o por orden cronológico.
Utiliza el denominado método Kanban para la gestión de procesos.



Podemos realizar subgrupos incluyendo el mismo diferentes miembros y disponemos de numerosas herramientas para gestionar el trabajo como listas de verificación de tareas, fecha y hora de vencimiento, línea de tiempo de consecución de objetivos, generación de etiquetas... Además en cada una de las subtareas tenemos un sistema de comunicación tipo mensajería en le que podemos ir escribiendo para comunicarnos con otros integrantes del grupo. Podemos ir marcando cada uno de los ítems según los vamos realizando de manera que de forma muy visual y rápida nos hacemos una idea de la evolución del proyecto o de los puntos donde aparecen dificultades.
Cada tarea puede ser asignada a un responsables con una lista de cometidos a realizar.
Trello se comunica de manera sencilla con reservorios de almacenaje de ficheros tipo GoogleDrive, Dropbox o OneDrive y funciona a través de tableros donde se van incorporando fichas de contenido multimedia.
Tanto a los tableros como a las fichas podemos asignarles un nivel de privacidad determinado.
Trello trabaja sincronizando todos los dispositivos en la nube y tiene versiones disponibles para iOS y Android e incluso con disponibilidad de acceso con equipos Kindle.
La plasticidad de este programa es grande y nos permite tener desde una plataforma básica a irle incorporando funcionalidades a través de “power-ups” de manera que podemos adaptar la complejidad de la herramienta a la complejidad del proyecto a realizar.

Uno de los atractivos de Trello es que disponemos de una herramienta muy adaptable a los proyectos. El paquete básico y gratuito es suficiente para el manejo de proyectos no demasiado complejos con un número de personas concretas. Esta herramienta nos permite de forma muy visual compartir archivos, establecer comunicación asíncrona a través de chat, repartir responsabilidades y ver el grado de cumplimentación de cada una de las tareas y del proyecto global. De esta forma es fácil ir seleccionando recursos determinados a lo largo del tiempo dependiendo de la evolución de los diferentes procesos.
Además se pueden comunicar de forma pública o privada las dificultades o las trabas existentes en puntos concretos.
Existen dos versiones de pago que aumentan el número de funcionalidades de la plataforma y las características de seguridad y privacidad. Podemos tener una plataforma muy adecuada para proyectos medianos por menos de 10 USD por mes y por integrante y una plataforma de gestión de empresas o de proyectos muy grandes por menos de 21 USD por integrante /mes.

Se trata de una aplicación que destaca por su adaptabilidad. Desde la gestión de simples tareas domésticas hasta la gestión de macroproyectos caben en esta plataforma. El tener juntas herramientas de gestión muy adaptables y sencillas de manejo junto a herramientas de comunicación y todo ello integrado con sistemas de trabajo colaborativo hace que su utilidad sea muy grande.
Su almacenamiento en la nube y la posibilidad de acceso desde cualquier terminal, incluidos relojes inteligentes, hace que la funcionalidad de la misma sea máxima.

Aunque su manejo es intuitivo sí es cierto que se requiere cierto entrenamiento previo sobre todo a la hora de utilizar algunos complementos más complejos pero, de cualquier manera, merece la pena invertir algo de tiempo en el conocimiento inicial de esta herramienta por el ahorro posterior que nos puede generar.





Datos técnicos

  • Valoración: en iTunes 4,5/5 sobre 242 valoraciones para todas las versiones y 4,4/5 en GooglePlay con más de 55.000 valoraciones.
  • Versión: 3.4.3 para iOS y 3.7.0.1849 para Android.
  • Actualización: 6 de septiembre de 2016 para iOS y para Android.
  • Desarrollador: Trello Inc.
  • Plataformas: Requiere iOS 9.3 o posterior. Compatible con iPhone, iPad, iPodTouch y AppleWatch. Requiere Android 4.2 y versiones superiores./li>
  • Idiomas: Disponible en más de 20 idiomas.
  • Precio: Gratis con servicios de pago por tiempo e integrante en la plataforma. El servicio gratuito es bastante aceptable para tareas simples de grupos pequeños.



José Francisco Ávila de Tomás (@joseavil)
Médico especialista en Medicina de Familia y Comunitaria