Aplicaciones para gestionar tiempos, recursos y contactos

23/05/2017

Terminamos estos meses de aplicaciones relacionadas con la gestión con un con conjunto misceláneo de aplicaciones que nos van a servir para facilitarnos una serie de procesos básicos relacionados con la organización. Las hemos relacionado con la faceta investigadora de los profesionales sanitarios aunque por u versatilidad las podemos adaptar a numerosas tareas relacionados con otros aspectos de nuestra profesión e incluso para nuestra vida privada.
La gestión de recursos (tiempo, reuniones, calendario, tareas a realizar en un grupo, contactos...) nos consume una cantidad de tiempo importante. Las herramientas informáticas nos facilitan algunas de estas tareas sobre todo si se encuentran sincronizadas en la nube y son capaces de modificar o programar una acción de manera sincronizada en todos nuestros dispositivos (ordenador personal, trabajo, portátil, teléfono, tableta y/o reloj inteligente) independientemente del terminal en el que hayamos hecho la programación o la modificación de la misma.
De esta forma se facilitan y mejoran muchos procesos y sobre todo ganamos tiempo y perdemos complicaciones (dos de los grandes enemigos para los que nos dedicamos a la investigación y la docencia además de la asistencia).
Ir vaciando nuestra lista de tareas pendientes, no duplicar reuniones, tener organizados a todos nuestros contactos nos va a evitar la cantidad de papeles recordatorios que acumulamos en nuestros bolsillos y nos va a dejar espacio libre en nuestra memoria que podemos dedicar a tareas más productivas.
Evitar malas interpretaciones de tareas a realizar o disminuir la cantidad de correos electrónicos cruzados que invaden nuestra bandeja de entrada y que nos consumen una cantidad de tiempo y esfuerzo diario muy importante se puede conseguir gracias a unos sencillos programas que podemos compartir con otros miembro de nuestros equipos de trabajo y que simplifican y facilitan numerosas tareas.
Vamos a hablar de 4 aplicaciones muy diferentes pero todas ellas comparten este espíritu de facilitarnos pequeños aspectos, que sumados, nos pueden complicar una jornada de trabajo.
La primera aplicación es CamCard. ¿qué hacer con todas las tarjetas profesionales que vamos acumulando?, ¿cómo organizar nuestro tarjetero?, ¿como localizarlas de manera rápida y en cualquier lugar?. Es cierto que cada vez se utilizan menos las tarjetas profesionales, que a veces no sabemos qué hacer con ellas pero cuando las necesitamos ya no sabemos donde las dejamos o de quien son. Os presentamos una aplicación que de manera muy sencilla nos almacena, clasifica e interpreta todos los campos de las tarjetas profesionales. Muy útil para muchos aspectos de nuestra vida.
También os vamos a hablar de Trello, una aplicación muy interesantes que nos organiza flujos de trabajo, tareas pendientes, cronogramas, responsables de tareas y además nos permite convocar eventos y poder ver cual es la evolución global de la tarea. Permite ir cerrando subtareas según de van realizando y organizar proyectos complejos.
¿Qué pasa cuándo a una reunión asisten menos de la mitad de los convocados?, ¿qué pasa si hay que tomar decisiones importantes o repartir tareas y al final no acude una parte importante del grupo de trabajo?... o se tiene que convocar una segunda reunión (con la pérdida de tiempo y esfuerzo) o cargan con la tarea “los de siempre”. Con Doodle podemos convocar reuniones en día y hora dependiendo de los calendarios de cada uno de los asistentes. Se trata de una herramienta que nos ofrece una serie de opciones de franjas horarias por fechas para asistir a una reunión y evento de manera que el organizador conoce la posibilidad de asistencia de cada uno de los convocados. De esta forma se puede consensuar entre todos los asistentes cual es el mejor día y hora para convocar una reunión antes de emitir la convocatoria. Se trata de un estándar y en algunos círculos un poco más tecnófilos ya hablamos de “hacer un Doodle” en vez de “convocar una reunión”.
Asana es otro gestor de proyectos, con una función parecida a la de Trello, que nos permite que todos los miembros del equipo de trabajo tengan claro sus tareas correspondientes, los plazos de entrega y el desarrollo global del proyecto.
¿Quieres empezar ahorrar ese bien tan preciado del que siempre lamentamos su escasez y que llamamos tiempo?... pues sigue leyéndonos.



José Francisco Ávila de Tomás (@joseavil)
Especialista en Medicina de Familia y Comunitaria. Responsable del Grupo de Nuevas Tecnologías de la Sociedad Madrileña de Medicina de Familia y Comunitaria (SoMaMFyC).